記事の作成や編集にとても便利なGoogleドキュメントを更に使いやすくするために便利機能が搭載されているのはご存知でしょうか。
意外に知られていないGoogleドキュメントの便利機能をいくつか紹介してみます。上手に使いこなして、更に使いこなしてください。
便利機能にはパソコンやAndroid版のみという機能もあるので注意
最初にGoogleドキュメントの便利機能の中には、パソコンとAndroid版でのみ利用可能という機能もあるので注意をしましょう。
でもこれは、逆に考えるとスマホでもGoogleドキュメントを使って文章作成や構成が出来るようになるということでもあります。
ライターから文章をWordなどで受け取って、それを別のソフトで見ながら構成更に返送して文章を作成するのはかなり手間がかかります。
そんな時にこのGoogleドキュメントの便利機能を使えば、どこでも同じデータを共有して文章の作成が出来るようになるというメリットも。
対応している機種にもちょっと注意をしながら、確認してください。
提案モード
作成した文章に直接手を加えずに、取り消し線を表示させて原稿の右側にフキダシの形で変更内容を提案することができます。
使い方も簡単で、該当の文章を選んだら右クリックをしてメニューを開きます。その中から「編集内容を提案する」を選ぶだけです。
提案者とタイムスタンプも同時に記載されるので、どのタイミングで誰から提案されたのかもわかりやすくなっています。
コメントモードで柔らかい提案も可能
ちょっと似たような便利機能にコメントモードというのがあります。これは提案モードよりもちょっと柔らかい印象で、単純に意見を言う感じです。
使い方も同じように文章を選んだら、今度は現行の右側にでてくるコメント欄を選ぶだけです。フキダシマークが表示されるので、そちらに改良点や質問などの書き込みをします。
現行を直接いじらないので大まかな指示を出す時にも便利です。
データ検索
文章中に使われている言葉の意味を知りたい時、正しい使われ方をしているのか確認したいときなどに便利なのがデータ検索です。
テキストツールを使いながら言葉を調べよう、と思ったら普通に検索サイトなどで意味を検索することになります。Googleドキュメントなら、文章を作りながらその言葉をGoogleで検索することが出来るのです。
使い方も、文章を選んだからメニュー内の「データ検索」を選ぶだけです。選択された文章をGoogle検索した結果が原稿の右側に表示されます。
ソフトを切り替えずに文章作成と検索が出来るので、ライターの効率がとても高くなる便利機能です。
脚注の挿入
文章や単語の意味の補足などをしたい時に脚注を使いたいという場合にも、Googleドキュメントはとても簡単です。
普通に挿入の中に「脚注」も含まれているからです。文章を挿入するのと同じ感覚で脚注をつけることが出来るのです。
文章を選択したらメニューから挿入を選び、その中にある脚注を選ぶだけです。
変更履歴
文章作成中に、以前作った文章のほうがいいと感じた場合にもとに戻すことが出来る。そんな便利機能が変更履歴です。
間違って上書き保存してしまった、という時にも元に戻すことが出来るのでかなり使い勝手のいい便利機能かと。Googleドキュメントで内容変更された履歴を表示して、度のタイミングの変更時点まで戻るのかを選ぶことが出来ます。
メニューの「ファイル」から「変更履歴を表示」を選ぶと原稿の右側に過去の変更履歴が表示されるようになります。
変更履歴の詳しい内容を確認する場合は、概要の下に表示される「詳しい内容の版を表示」これを選びます。復旧するなら「この版を復元」を選ぶだけです。
キーボードショートカット
他のエディタでも多くあるのですが、キーボードの特定のキーを押すことでエディタの機能を一瞬で使う事ができるのです。
有名なところでは「Ctrl」+「C」でコピー、「Ctrl」+「V」でペーストなど。これがGoogleドキュメントでも使う事が出来ます。
Googleドキュメント独自のショートカットなら「Ctrl」+「Alt」+「M」でコメントの挿入、「Ctrl」+「Alt」+「F」で脚注の挿入などでしょうか。
詳しくはGoogleドキュメントエディタのヘルプで確認してください。
Googleドキュメントの便利機能を使いこなせばとても便利
文章作成をするライターに、それを編集する人も含めてGoogleドキュメントで便利機能を使うとかなり作業が楽になります。
単純に文章作成ツールとしても優秀なのですが、便利機能が多くあるのでとても作業がはかどるというメリットもあります。
ここで紹介したのは一部で、まだまだ多くの便利機能がGoogleドキュメントには搭載されているのです。意外に知られていない機能も多いので、ちょっともったいないという気もします。使いこなすことができればとても快適なのですが・・・
音声入力機能や他のGoogle提供ソフトとの連携なども出来るので、便利に文章構成をやりたいという方にはGoogleドキュメントはかなりおすすめです。
